Drei Systeme, ein Ort - und Eingangsrechnungen in der halben Zeit

Vor conmeet arbeitete die Firma Bräuner mit drei getrennten Welten. E-Mails und die Einsatzplanung liefen über Outlook, mit eigenen Kalendern für Estrich- und Parkettbaustellen. Angebote und Rechnungen entstanden in einer klassischen, lokal installierten Branchensoftware. Und alle Dokumente lagen in Projektordnern auf dem eigenen Server. „Bevor wir conmeet eingesetzt haben, waren unsere Daten über drei Systeme verteilt“, sagt Emma Bräuner. „Es war sehr kompliziert, die Sachen dort abzulegen.“ Dateien mussten hin- und hergeschoben, heruntergeladen und von Hand abgelegt werden.

Dazu kam die alte Software selbst. Sie hängte sich oft auf, und spätestens ab mittags lief sie spürbar langsamer. „Dann kommt man halt irgendwie nicht voran“, sagt Emma Bräuner. Manchmal funktionierte nicht einmal die Anmeldung beim Anbieter, und die Arbeit stand still.

Und dann war da noch das Papier. Was auf Papier existiert, kann verloren gehen. „Papier ist geduldig“, sagt Emma Bräuner. „Das liegt irgendwo auf der Baustelle oder im Auto, und dann ist die Eingangsrechnung nicht da, wo sie sein muss.“

Den Ausschlag für conmeet gab für die Firma Bräuner vor allem eines: ein System, das den ganzen Arbeitsprozess abdeckt. „Der Grund, warum wir uns für conmeet entschieden haben, ist, dass es viel zeitgemäßer ist als unser System vorher“, sagt Emma Bräuner. „Es umfasst alles, was wir im Arbeitsprozess brauchen: Vorbereitung, Nachbereitung und die Dokumentenablage.“

Ein ganz praktischer Punkt kam dazu: Für Angebote auf Ausschreibungen, vor allem von öffentlichen Behörden, ist conmeet aus Sicht der Firma Bräuner viel sinnvoller, weil die GAEB-Schnittstelle direkt im System steckt und sich die Ausschreibungsdateien ohne Umweg nutzen lassen. Und nicht zuletzt wollte das Unternehmen die Digitalisierung aktiv vorantreiben. „Man muss ja mit der Zeit gehen“, sagt Emma Bräuner.

Heute laufen die Fäden in conmeet zusammen. E-Mails sind über die Outlook-Integration direkt im System, die Dokumentenablage liegt in conmeet, Angebote und Rechnungswesen ebenso, und auch die Einsatz hat ihren Platz dort gefunden. „Es ist alles viel gebündelter“, sagt Emma Bräuner. Den größten Unterschied bringt sie so auf den Punkt: „Der Game-Changer bei conmeet ist, dass man alles an einem zentralen Ort hat und von überall darauf zugreifen kann.“

Das merken auch die Projektleiter draußen. Sie haben conmeet auf dem iPad dabei. Fehlt auf der Baustelle ein Plan oder eine E-Mail, finden sie die Information heute deutlich schneller als früher. Im Büro wiederum nutzt das Team die To-dos in conmeet, die sich direkt an Vorgänge hängen lassen, als Telefonnotiz: Ruft jemand im Büro an, landet die Notiz genau dort, wo sie hingehört.

Und das Thema Ausfälle? Seit die Firma Bräuner mit conmeet arbeitet, gibt es keine Hänger am Nachmittag mehr. „Das ist mit conmeet bisher noch nie passiert“, sagt Emma Bräuner. „Solange das WLAN läuft, läuft auch conmeet.“ Selbst dafür gibt es einen Plan B: Zur Not reicht ein Hotspot, oder man arbeitet von zu Hause aus. Die Daten sind immer verfügbar, und sie gehen nicht verloren.

Am deutlichsten spürt Emma Bräuner den Unterschied in ihrem eigenen Bereich. Von der Rechnungserstellung über den Rechnungseingang bis zur Buchhaltung braucht es heute weniger Schritte, und alles ist auf einen Blick sichtbar. „Das ist einfach viel effizienter als vorher und spart uns eine Menge Zeit.“

Besonders gilt das für die Eingangsrechnungen. Ob das bestellte Material tatsächlich angekommen ist, prüft Emma Bräuner heute direkt über den Wareneingang in conmeet. Ihr Fazit: „Durch die Nutzung von conmeet brauche ich bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen nur noch die Hälfte der Zeit.“ Und sie ist sicher, dass es noch schneller wird, je mehr Rechnungen künftig in conmeet abgelegt sind.

Auch bei den Angeboten zahlt sich die Arbeit aus. Die Artikelgruppen in conmeet anzulegen, kostet am Anfang Zeit, das sagt Emma Bräuner offen. „Aber sobald man die alle hat, ist das Erstellen von Angeboten viel effizienter und viel schneller.“ Neue Kunden und Artikel legt das Team einfach im laufenden Geschäft an, sobald ein Projekt sie braucht. „Man macht es einmal, und dann hat man es.“

Viel Unterstützung von außen braucht die Firma Bräuner im Alltag nicht. Klemmt doch einmal etwas, ist conmeet da. „Wir fühlen uns von conmeet sehr gut betreut“, sagt Emma Bräuner. Fehler meldet sie direkt über das Support-Tool in der Software, und sie werden zeitnah behoben.