„Handwerk scheitert nicht am Handwerk – sondern an der Orga.”

Für sein eigenes Unternehmen wollte Schulze Uphoff es von Anfang an anders machen. Er verglich drei Systeme.

Eines schied schnell aus: keine Cloud. „Ich wollte mir keinen Server hinstellen und mich um IT-Technik und Datensicherheit kümmern. Außerdem weiß ich ja gar nicht, wie wir wachsen.” Das andere war ihm zu oberflächlich. conmeet ist cloud-nativ und zeigte Tiefgang. Überzeugt hat ihn etwas anderes: das Tempo. „Ich kann Funktionswünsche äußern. conmeet hört zu und setzt ziemlich schnell um. Ich bin jedes Mal gespannt auf die regelmäßigen Updates.”

Die cloud-native Architektur passt zu einem Unternehmen, das wächst: Lizenzen bucht er so, wie er sie braucht – fürs Büro oder für die Baustelle. Und arbeiten kann er von überall. „Auch mal im Urlaub, wenn das Handy einen Tag nicht stillsteht – dann arbeite ich schön über die Cloud.”

Die alte Infrastruktur hatte Voßwinkel einst so übernommen, wie sie war – über Jahre gewachsen, mit anderen Ansprüchen an eine moderne Software, als sie ursprünglich gedacht war. Er wusste, wie aufwendig eine Systemmigration ist, und wollte sie deshalb nur ein einziges Mal in seiner beruflichen Laufbahn durchziehen: „Ich habe mir geschworen, ich will das nur einmal in meiner beruflichen Karriere tun.” Wenn er schon wechselt, dann richtig – und mit der Sorgfalt, die diese einmalige Entscheidung verdient. Genau darum die lange, intensive Recherche.

Was folgte, war keine Bauchentscheidung, sondern eine zweijährige, systematische Marktrecherche: praktisch jeder relevante Anbieter am Markt wurde geprüft, viele davon besuchte Voßwinkel persönlich vor Ort.

Zwei Kriterien waren dabei nicht verhandelbar. Erstens: offene Schnittstellen, allen voran eine DATEV-Anbindung. Was für Voßwinkel selbstverständlich war, siebte allerdings schon zahlreiche Anbieter aus – bei vielen etablierten Herstellern stand eine DATEV-Integration nicht einmal auf der Roadmap. Zweitens: cloudfähig und schnell musste die neue Lösung sein – aus einem einfachen Grund, den er selbst so auf den Punkt bringt: „Kosten, ganz einfach Kosten.” Keine eigene Serverinfrastruktur mehr, keine Wartung, keine Abhängigkeit von einem IT-Dienstleister. Und, so viel sei verraten: keine Stoppuhr mehr.

Warum am Ende ausgerechnet conmeet – ein im Vergleich zu etablierten Anbietern noch junges Unternehmen? Weil genau dieses Alter für Voßwinkel am Ende kein Gegen-, sondern ein Argument war. Was er sah, war ein Produkt, das in kurzer Zeit einen Funktionsumfang erreicht hatte, für den andere Jahre gebraucht hatten – und das dort, wo er beim ersten Blick noch Lücken notiert hatte, beim zweiten Blick bereits geliefert hatte. Wenn ein so junges Produkt schon so weit ist, dachte er sich, dann kann daraus eigentlich nur etwas Großes werden. Dazu kam der Eindruck vom Team dahinter: Bei conmeet sitzen nicht nur Entwickler, sondern Menschen, die selbst aus der Handwerks- und Baubranche kommen und wissen, wovon ein Kunde spricht, wenn es um Arbeitswerte oder Materiallisten geht.

Die Einführung? In einer Schulung richtete Schulze Uphoff gemeinsam mit conmeet alle Grundeinstellungen ein. Die Feinjustierung übernahm er danach selbst: Er stimmte die Prozesse nach und nach auf sein Unternehmen ab.

Sein Team fand genauso schnell hinein. Die kaufmännische Angestellte hat sich „innerhalb kürzester Zeit reingefuchst – da musste ich gar nicht viel für tun”. Und der gelernte Heizungsbauer, der vorher nie mit Software gearbeitet hatte? Musste sich erst einmal an Software als solche gewöhnen. „Das hatte nichts mit conmeet zu tun. Heute ist er happy damit – gerade weil man in Prozessen denken kann.”

Prozesse: Das Fundament, das er erst als Unternehmer verstand

„Wie wichtig Prozesse sind, war mir bei der Gründung noch gar nicht bewusst. Spätestens mit dem ersten Vollzeitmitarbeiter im Büro merkt man es”, sagt Schulze Uphoff. Sein Anspruch: „Einen Fehler einmal machen ist okay – das ist Lernen. Denselben Fehler zweimal machen ist dämlich.”

Genau hier setzt conmeet für ihn an. Er baut Prozesse direkt im System: mit automatisch generierten To-Dos für Mitarbeiter, visualisierten Abläufen und Checklisten bis ins Detail. „Ich kann unter jedem Schritt genau beschreiben, was zu tun ist – und darunter die Checkliste, wo die Haken gesetzt werden.”

Neue Mitarbeiter schneller einsatzbereit – die Antwort auf den Fachkräftemangel

Der größte Hebel liegt für ihn beim Team. Erfahrene Mitarbeiter arbeiten die Checklisten zügig ab. Neue oder weniger erfahrene Kräfte arbeiten Schritt für Schritt nach den Beschreibungen im Prozess.

„Ich brauche nicht nur den Meister auf dem Bau. Mit diesen hinterlegten Anleitungen kann ich auch ungelernte oder weniger qualifizierte Leute einsetzen – und neue Mitarbeiter super schnell auf Flughöhe bringen. Das ist im Handwerk enorm wichtig.” conmeet macht Wissen aus seinem Kopf zu Struktur, die jeder im Team nutzen kann.

In Zeiten, in denen Fachkräfte kaum zu finden sind, wird das zum entscheidenden Vorteil: Wer neue Mitarbeiter nicht monatelang einarbeiten muss, sondern über klare Prozesse schnell einsatzfähig macht, kann wachsen – auch ohne den perfekten Bewerbermarkt. Schulze Uphoff ist mit vier Leuten gestartet. Heute sind es sieben. Und es sollen mehr werden.

Angebote in unter fünf Minuten

Auch im Tagesgeschäft zahlt sich die Struktur aus. In seinem früheren Betrieb dauerte ein Angebot 30 bis 45 Minuten. „Wir schreiben ein Wärmepumpen-Angebot heute in unter fünf Minuten.” Die Bedarfsanalyse beim Kunden wandert per Checkliste ins Backoffice, dort werden die passenden Artikelgruppen gezogen – fertig. Die Schlussrechnung entsteht beim Festpreis noch schneller: Angebot kopieren, Abschläge abziehen, raus.

Und die Kalkulation? conmeet stellt Planstunden und Verbrauchsstunden automatisch gegenüber.