„Handwerk scheitert nicht am Handwerk – sondern an der Orga.“

Gabriel Schulze Uphoff hat sich vor einem Jahr mit seinem auf Wärmepumpen spezialisierten SHK-Unternehmen selbstständig gemacht. Warum er das Steuerungssystem conmeet von Anfang an eingeführt hat – und wie ihm klare Prozesse beim Wachsen helfen.

Gabriel Schulze Uphoff kennt Wärmepumpen bis ins letzte Detail. Meisterbrief, Jahre Berufserfahrung, technisch sattelfest. Als er sich selbstständig machte, war ihm eines schnell klar: Fachwissen und handwerkliches Können sind die eine Hälfte. Die andere ist Unternehmertum.

„Die meisten, die sich selbstständig machen, waren vorher die größten Malocher. Die können ihren Job. Aber das macht sie noch nicht zu guten Unternehmern“, sagt er. „In meinen Augen scheitern Handwerksbetriebe nicht am Handwerk. Sie scheitern an der Orga.“

Er kennt die Symptome aus der Branche: Angebote, die sechs Wochen dauern. Schlussrechnungen, die liegen bleiben. Restarbeiten, an die sich niemand erinnert – bis der Monteur nach Wochen wieder anrückt und das Klebeband für die Dämmung fehlt. Das Ergebnis: unzufriedene Kunden, fehlende Liquidität, kein Wachstum.

Die Entscheidung: Ein System, das mitwächst

Für sein eigenes Unternehmen wollte Schulze Uphoff es von Anfang an anders machen. Er verglich drei Systeme.

Eines schied schnell aus: keine Cloud.

Ich wollte mir keinen Server hinstellen und mich um IT-Technik und Datensicherheit kümmern. Außerdem weiß ich ja gar nicht, wie wir wachsen.

Das andere war ihm zu oberflächlich. conmeet ist cloud-nativ und zeigte Tiefgang. Überzeugt hat ihn etwas anderes: das Tempo. „Ich kann Funktionswünsche äußern. conmeet hört zu und setzt ziemlich schnell um. Ich bin jedes Mal gespannt auf die regelmäßigen Updates.“

Die cloud-native Architektur passt zu einem Unternehmen, das wächst: Lizenzen bucht er so, wie er sie braucht – fürs Büro oder für die Baustelle. Und arbeiten kann er von überall. „Auch mal im Urlaub, wenn das Handy einen Tag nicht stillsteht – dann arbeite ich schön über die Cloud.“

Ein Tag Schulung – die Feinjustierung machte er selbst

Die Einführung? In einer Schulung richtete Schulze Uphoff gemeinsam mit conmeet alle Grundeinstellungen ein. Die Feinjustierung übernahm er danach selbst: Er stimmte die Prozesse nach und nach auf sein Unternehmen ab.

Sein Team fand genauso schnell hinein. Die kaufmännische Angestellte hat sich „innerhalb kürzester Zeit reingefuchst – da musste ich gar nicht viel für tun“. Und der gelernte Heizungsbauer, der vorher nie mit Software gearbeitet hatte? Musste sich erst einmal an Software als solche gewöhnen. „Das hatte nichts mit conmeet zu tun. Heute ist er happy damit – gerade weil man in Prozessen denken kann.“

Prozesse: Das Fundament, das er erst als Unternehmer verstand

„Wie wichtig Prozesse sind, war mir bei der Gründung noch gar nicht bewusst. Spätestens mit dem ersten Vollzeitmitarbeiter im Büro merkt man es“, sagt Schulze Uphoff. Sein Anspruch: „Einen Fehler einmal machen ist okay – das ist Lernen. Denselben Fehler zweimal machen ist dämlich.“

Genau hier setzt conmeet für ihn an. Er baut Prozesse direkt im System: mit automatisch generierten To-Dos für Mitarbeiter, visualisierten Abläufen und Checklisten bis ins Detail. „Ich kann unter jedem Schritt genau beschreiben, was zu tun ist – und darunter die Checkliste, wo die Haken gesetzt werden.“

Neue Mitarbeiter schneller einsatzbereit – die Antwort auf den Fachkräftemangel

Der größte Hebel liegt für ihn beim Team. Erfahrene Mitarbeiter arbeiten die Checklisten zügig ab. Neue oder weniger erfahrene Kräfte arbeiten Schritt für Schritt nach den Beschreibungen im Prozess.

Ich brauche nicht nur den Meister auf dem Bau. Mit diesen hinterlegten Anleitungen kann ich auch ungelernte oder weniger qualifizierte Leute einsetzen – und neue Mitarbeiter super schnell auf Flughöhe bringen. Das ist im Handwerk enorm wichtig.

conmeet macht Wissen aus seinem Kopf zu Struktur, die jeder im Team nutzen kann.

In Zeiten, in denen Fachkräfte kaum zu finden sind, wird das zum entscheidenden Vorteil: Wer neue Mitarbeiter nicht monatelang einarbeiten muss, sondern über klare Prozesse schnell einsatzfähig macht, kann wachsen – auch ohne den perfekten Bewerbermarkt. Schulze Uphoff ist mit vier Leuten gestartet. Heute sind es sieben. Und es sollen mehr werden.

Angebote in unter fünf Minuten

Auch im Tagesgeschäft zahlt sich die Struktur aus. In seinem früheren Betrieb dauerte ein Angebot 30 bis 45 Minuten. „Wir schreiben ein Wärmepumpen-Angebot heute in unter fünf Minuten.“ Die Bedarfsanalyse beim Kunden wandert per Checkliste ins Backoffice, dort werden die passenden Artikelgruppen gezogen – fertig. Die Schlussrechnung entsteht beim Festpreis noch schneller: Angebot kopieren, Abschläge abziehen, raus.

Und die Kalkulation? conmeet stellt Planstunden und Verbrauchsstunden automatisch gegenüber.

Sein Fazit in drei Worten

Systematisiert. Prozessorientiert. Übersicht. – „Nicht nur, dass das System übersichtlich ist, sondern auch die Übersicht, die ich damit über mein Unternehmen gewinne.“

Und wem würde er conmeet empfehlen? „Allen Handwerksunternehmen, die Bock haben, vernünftig zu systematisieren. Handwerker, die ihr Unternehmen strukturiert führen oder den Schritt vom Selbständigen zum Unternehmer gehen möchten.“

Sein Rat an Kollegen, die noch zögern? „Überleg dir, wie viele Stunden du die Woche im Büro verbringst – und wie viel du sparen könntest.“

Ausblick: Am meisten gespannt ist Schulze Uphoff auf die KI-Agenten in conmeet – Routine, die künftig im Hintergrund läuft. Passend für einen Unternehmer, der wächst und dabei den Kopf frei behalten will.