Alles rund um die eRechnung

In der heutigen digitalen Welt, in der Effizienz und Transparenz an erster Stelle stehen, ist die Einführung der eRechnung ein entscheidender Schritt für mittelständische Handwerksbetriebe. Die eRechnung ist nicht nur ein Mittel zur Modernisierung Ihres Prozesses, sondern auch ein Weg, um die betriebliche Effizienz zu steigern und Ihren Kundenservice zu verbessern.

Was ist eine eRechnung?

Eine eRechnung, oder elektronische Rechnung, ist eine Rechnung, die in einem digitalen Format erstellt, versendet und empfangen wird. Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen reduziert die eRechnung den manuellen Aufwand, steigert die Genauigkeit und ermöglicht eine schnellere Bearbeitung.

Ab dem 01.01.2025 wird die eRechnung im Geschäftsumfeld verpflichtend sein, was einen weiteren Schub in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung mit sich bringt. Es ist daher unerlässlich, sich frühzeitig darauf vorzubereiten.

Formate der eRechnung: ZUGFeRD und XRechnung

Bei den eRechnungen gibt es verschiedene Formate, wobei zwei Standards besonders hervorzuheben sind: ZUGFeRD und XRechnung.

ZUGFeRD

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es ist ein hybrides Format, das sowohl ein menschenlesbares PDF-Dokument als auch maschinenlesbare XML-Daten enthält. Dies ermöglicht es Unternehmen, die Rechnungen flexibel zu verarbeiten und sowohl mit digitalen als auch mit traditionellen Systemen zu arbeiten.

XRechnung

XRechnung ist ein strukturiertes, reines XML-Format, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Es garantiert eine einheitliche und zuverlässige Verarbeitung der Rechnungsdaten und ist seit Dezember 2018 im öffentlichen Beschaffungswesen verpflichtend.

Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung

Der Hauptunterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung besteht in der Struktur und Flexibilität:

• ZUGFeRD: Bietet ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Elemente enthält. Es ist ideal für Unternehmen, die sowohl digitale als auch papierbasierte Prozesse integrieren möchten.
• XRechnung: Fokussiert sich ausschließlich auf maschinenlesbare XML-Daten und erfüllt die speziellen Anforderungen des öffentlichen Sektors. XRechnung ist für Unternehmen, die im öffentlichen Beschaffungswesen tätig sind, verpflichtend.

Welcher Standard ist für mich der Richtige?

In der aktuellen ZUGFeRD Version ist auch der XRechnung Standard abgebildet. Sie können also voll auf ZUGFeRD setzen und erfüllen somit auch sicher die Anforderungen des öffentlichen Sektors. ZUGFerRD hat außerdem den Vorteil, dass es durch das PDF Format auch für Menschen problemlos lesbar ist.

Vorteile der eRechnung

1. Kostenersparnis: Durch den Verzicht auf Papier, Druck und Porto können Sie erhebliche Kosten einsparen. Darüber hinaus reduziert die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung die Arbeitszeit, die für die manuelle Dateneingabe und -prüfung erforderlich ist.
2. Schnellere Zahlungsprozesse: Mit der eRechnung kann der gesamte Zahlungszyklus beschleunigt werden. Rechnungen können sofort nach Genehmigung versendet und empfangen werden, wodurch die Zahlungsfristen verkürzt werden. Dies verbessert Ihren Cashflow und reduziert Zahlungsausfälle.
3. Fehlerreduktion: Elektronische Rechnungen minimieren das Risiko von Fehlern bei der Datenübertragung. Automatisierte Prüfmechanismen stellen sicher, dass alle erforderlichen Informationen korrekt und vollständig sind, bevor die Rechnung versendet wird.
4. Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier und Druckmaterialien schont die Umwelt und unterstützt Ihre Bemühungen um Nachhaltigkeit. Dies kann auch ein positiver Aspekt für Ihre Kunden sein, die zunehmend Wert auf umweltfreundliche Geschäftspraktiken legen.

Wie unterstützt Sie conmeet bei der Einführung der eRechnung?

conmeet bietet den aktuellen ZUGFeRD-Standard an und kann somit sowohl den Komfort von ZUGFeRD als auch die Anforderungen des öffentlichen Sektors durch den integrierten XRechnung-Standard gewährleisten. Wir kennen die spezifischen Bedürfnisse von mittelständischen Handwerksbetrieben und sind darauf spezialisiert, maßgeschneiderte Lösungen für Ihre digitale Transformation anzubieten. Unser Expertenteam unterstützt Sie bei jedem Schritt des Implementierungsprozesses.

Fazit

Die eRechnung ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation für mittelständische Handwerksbetriebe. Sie optimiert Ihre Geschäftsprozesse, fördert die Effizienz und steigert die Zufriedenheit Ihrer Kunden. Vertrauen Sie auf unsere Expertise, um Ihren Übergang zur eRechnung, einschließlich der Formate ZUGFeRD und XRechnung, erfolgreich zu gestalten und Ihr Unternehmen auf die Zukunft vorzubereiten.

Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie wir Ihr Unternehmen bei der Einführung der eRechnung unterstützen können.